การควบคุมภายใน (Internal Control) คือ กระบวนการที่คณะผู้บริหารและบุคลากรในหน่วยงานร่วมกันกำหนดขึ้นเพื่อสร้างความมั่นใจในระดับที่สมเหตุสมผลว่าการปฏิบัติงานจะสามารถบรรลุผลตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้
1. หลักการทั่วไป
ความหมายของการควบคุมภายใน
วัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน
- ความมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการดำเนินงาน ซึ่งรวมถึงการดูแลและการป้องกันรักษาทรัพย์สินที่มีอยู่ในหน่วยงาน
- ความเชื่อถือได้ของข้อมูลและรายงานทางการเงิน
- การปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ และข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง
องค์ประกอบการควบคุมภายใน
1. สภาพแวดล้อมการควบคุม
(Control Environment)
เป็นปัจจัยหรือมาตรการต่างๆ ที่ส่งผลให้เกิดการควบคุมภายในหน่วยงาน เช่น โครงสร้างของหน่วยงาน ปรัชญาและลักษณะการทำงานของผู้บริหาร ความซื่อสัตย์และจริยธรรมในการบริหารงานและการปฏิบัติงาน เป็นต้น
2. การประเมินความเสี่ยง
(Risk Assessment)
เป็นกระบวนการที่ใช้ในการระบุ วิเคราะห์ และการจัดลำดับความเสี่ยงที่มีผลกระทบต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน รวมทั้งการกำหนดแนวทางในการควบคุมเพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยง
3. กิจกรรมการควบคุม
(Control Activities)
เป็นนโยบาย วิธีปฏิบัติงาน และคำสั่งหรือข้อบังคับต่างๆ ที่หน่วยงานกำหนด เพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นที่จะมีผลกระทบต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน
4. สารสนเทศและการสื่อสาร
(Information & Communication)
เป็นการจัดให้มีระบบสารสนเทศซึ่งเป็นข้อมูลข่าวสารทั้งในส่วนที่เกี่ยวกับการเงินและการดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง เชื่อถือได้ ทันต่อเวลา รวมทั้งสะดวกในการเข้าถึงและมีความปลอดภัย ตลอดจนการจัดให้มีระบบการสื่อสารที่เหมาะสม เพื่อให้เกิดความเข้าใจอันดีระหว่างบุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบในงานที่สัมพันธ์กันอย่างทั่วถึง
5. การติดตามและประเมินผล
(Monitoring Activities)
เป็นกระบวนการสอบทานและพิจารณาการดำเนินงานตามระบบการควบคุมภายในที่กำหนดขึ้นของหน่วยงานว่าอยู่ในระดับที่เหมาะสมเป็นไปตามวัตถุประสงค์การควบคุมภายในอย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล คุ้มค่า และมีการปรับปรุงให้สอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบัน
ลักษณะของการควบคุมภายใน
1. การควบคุมในลักษณะของ Hard Controls
เป็นส่วนของการควบคุมโดยการกำหนดโครงสร้าง นโยบาย ระเบียบ และวิธีปฏิบัติต่างๆ ซึ่งรวมถึงการมีข้อบังคับหรือบทลงโทษผู้กระทำผิด โดยมีลักษณะที่เป็นหลักฐานมองเห็นได้
2. การควบคุมในลักษณะของ Soft Controls
เป็นส่วนของการควบคุมโดยการสร้างจิตสำนึกและคุณภาพที่มองเห็นไม่ได้ เช่น ความซื่อสัตย์และจริยธรรมในการปฏิบัติงาน ความรับผิดชอบต่องานที่ได้รับมอบหมาย เป็นต้น
2. การควบคุมภายในตามหน้าที่งาน
• วงจรรายได้
• วงจรทรัพย์สิน
• วงจรส่วนของทุน
• วงจรรายจ่าย
• วงจรหนี้สิน
3. การควบคุมภายในของหน่วยงาน
• การบริหารวัสดุ
• การบริหารสินค้าคงเหลือ
• การเงิน
• เทคโนโลยีสารสนเทศ
4. ข้อกำหนดระบบการควบคุมภายในองค์กร
-
นโยบาย
-
วัตถุประสงค์
-
หลักการ
-
ผู้รับผิดชอบ หน้าที่และความรับผิดชอบ
-
กระบวนการปฏิบัติงานแต่ละหน้าที่งาน
-
การรายงาน